Home » Kantoor in de toekomst

Kantoor in de toekomst

___________

Eerder schreven we er al over, het thuiswerken. Door de coronacrisis is de verwachting dat (veel) thuiswerken voorlopig nog wel de norm gaat zijn. Ook op de langere termijn lijkt het invullen van een kantoordag anders te worden dan dat we jarenlang waren gewend. Communicatie blijft dan wel een aandachtspunt, zaak dus dat je hier als ondernemer goed op inspeelt.

Besparen

De helft van de 9 miljoen mensen in Nederland is in principe in staat om thuis te werken. Als deze 4,5 miljoen mensen dat een dag extra gaan doen, ten opzichte van de situatie vóór de coronacrisis, levert dat een kostenbesparing op van 3,9 miljard euro, blijkt uit onderzoek van accountantskantoor PwC.

De besparingen van extra thuiswerken zijn dus aanzienlijk. Werkgevers gaan volgens PwC met name besparen op de huur van kantoorruimte. Voor werknemers tellen vooral de bezuinigen op het woon-werkverkeer, wat natuurlijk ook telt voor de ondernemers. Het woon-werkverkeer is ook de voornaamste oorzaak van de verminderde CO2-uitstoot en van de publieke opbrengsten: minder verkeer zorgt voor minder files, minder ongelukken en minder investeringen in de infrastructuur. En, het is ook nog eens beter voor het milieu.

Infrastructuur

Waar PwC het wegennet bedoelt met de infrastructuur hebben we het bij RIN over de inrichting van de IT. Wanneer je vanaf huis werkt, of een andere locatie dan ‘het’ kantoor moet dat op orde zijn en zaken op elkaar afgestemd te zijn. Als container begrip gebruiken we hier Unified Communications voor. Met alle applicaties die in een UC platform zijn onder gebracht verhogen de bedrijven de productiviteit wanneer er op afstand gewerkt wordt.

‘Digitaal werken vereist een mentaliteit,’ horen wij u denken. Zeker als je veel als team werkt wordt er wel wat verwacht van de mindset van de medewerker. Als bedrijf moet je dus prioriteit geven aan de juiste communicatieoplossingen om digitaal werken maximaal te benutten, dat motiveert de medewerkers en geeft vertrouwen.

Samenwerken

Efficiëntie dus, betrouwbaarheid, beheersbaarheid en makkelijk schalen. Iedereen op het juiste moment, plaats onafhankelijk, toegang tot de juiste documenten en middelen. Het ligt voor de hand, maar het heeft wat voeten in de aarde; de meeste werknemers hebben thuis immers niet dezelfde toegangsmogelijkheden zoals op kantoor. Denk bijvoorbeeld aan het gebrek van een vaste telefoon op hun thuis werkplek. Een UC-platform kan deze verschillen kunnen opvangen en beschikbaar maken voor smartphones, tablets en laptops. Zo’n oplossing zorgt er ook voor dat werknemers in realtime kunnen samenwerken, maar ook tegelijkertijd samen aan dezelfde documenten werken. One Drive is bijvoorbeeld een oplossing die dit mogelijk maakt.

Alles in één

Een UC–platform wordt op dezelfde manier gebruikt, of de collega nu op kantoor of thuis is, of zelfs onderweg. Doordat je alle systemen, inclusief de telefonie dus, op een manier inricht zorg je voor een betrouwbare en stabiele digitale werkplek. Medewerkers genieten zo van een flexibele ervaring zodat ze altijd en overal kunnen werken.

Op deze manier werk je efficiënter dan dat je als medewerker steeds alles moet instellen (of alleen al dat gevoel hebt). Voor de werkgever, u als ondernemer, is het financiële plaatje ook overzichtelijker; de productiviteit van de werknemers gaat omhoog, de oplossing is makkelijk op (en af) te schalen en, niet onbelangrijk, de ‘total cost of ownership’ gaat omlaag.

Kantoor in de toekomst

Goede medewerkers wil je aantrekken en natuurlijk ook behouden. Het is geen nieuws dat werknemers meer flexibiliteit op het werk verwachten, inclusief voorzieningen voor thuiswerken. 85% tot 100% van de tijd wil men werken via de digitale werkplek. Investeren in een UC-systeem is dus een must!