De software van een MFP is cruciaal voor databeveiliging

___________

Veel bedrijven onderschatten de noodzaak van goede software in combinatie met de juiste databeveiliging van een multifunctionele printer (MFP). Met het oog op de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) die 25 mei jl. van toepassing is, moeten bedrijven hun databeveiliging op orde hebben. Gelukkig is het niet heel complex om een MFP op de juiste manier te beveiligen met software.

Gevoelige informatie

Bedrijven hebben al heel lang moeite met de beveiliging van hun printers. Uit gesprekken met klanten blijkt dat er vaak wel over beveiliging wordt nagedacht. MFP’s worden echter vaak juist over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging. Het is noodzaak dat een MFP moeten worden gezien als een volwaardige computer en als onderdeel van het bedrijfsnetwerk. De MFP communiceert namelijk met andere apparaten en bevat een besturingssysteem en software. Daarbij vergeten bedrijven vaak dat een MFP veel privacygevoelige data verwerkt. Nu de nieuwe wetgeving van toepassing is, groeit het bewustzijn onder de bedrijven dat ook de MFP moet worden beveiligd en krijgen we steeds vaker de vraag hoe de beveiliging kan worden geregeld.

Databeveiliging

Gelukkig is de databeveiliging van een MFP eenvoudig te regelen. Met een goede Data Security Kit is de MFP al beschermd tegen verschillende digitale aanvallen. Enerzijds gaat de beveiliging over de communicatie van en naar de printer toe. Anderzijds is de informatie op de MFP die naar andere apparaten wordt gestuurd ook beveiligd. Dit gebeurt door middel van identificatie van de eigenaar van het document, maar het is ook mogelijk om scans te beveiligen met een wachtwoord.

Wat veel mensen niet weten is dat elke print-, scan- en kopieeropdracht  van een MFP verloopt via of opgeslagen wordt op de interne harde schijf. Deze hierdoor een interessante bron van data voor kwaadwillenden. Het is daarom bij RIN ook mogelijk om de harde schijf te beveiligen met encryptie en aan het einde van het leasecontract de harde schijf plus alle instellingen volledig te wissen. Hierdoor voldoet de beveiliging van de MFP aan de AVG.”

Onbeheerd rond slingeren van documenten

Een combinatie van software en de MFP helpt nog eens extra met de fysieke beveiliging van documenten, door te voorkomen dat fysieke documenten bij de verkeerde persoon terechtkomen doordat ze onbeheerd op de uitvoer van de MFP blijven liggen. De software op een MFP beschermt ook de documenten die op de printer zijn opgeslagen. De software zorgt namelijk voor het beheer van printopdrachten, zodat bepaalde documenten niet zomaar worden afgedrukt en in handen van derden kunnen komen. Iedere gebruiker heeft als het ware een eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer, die alleen díe gebruiker kan inzien. Om het document af te drukken, moet de gebruiker zich eerst identificeren met bijvoorbeeld een toegangspas of een pincode. Hiermee wordt voorkomen dat personen toegang hebben tot documenten van anderen – waardoor er een potentieel datalek wordt voorkomen.

Voor meer informatie over Printen & Scannen klikt u hier. U kunt ook contact met ons opnemen.

Bron: Sharp Electronics Benelux B.V.

RINformatie

Meer Print & Scan oplossingen?